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【自主公演の仕方覚書】2020年2月、演奏会の思い出と共に。

こんにちは、ななを。です。

 

 

 

先日先輩や、後輩から演奏会のホールの値段や、必要書類に関して聞かれました。

ちょうど昨日、演奏会の写真をいただいたので、今日は演奏会を振り返りつつ「自主公演の仕方覚書」の記事にしようと思います。

(写真は記事最後に!)

 

1、デュオコンサート

 

もう2ヶ月前になるが、2020年2月末にデュオコンサートを開催した。

 

(画像:ピアノデュオコンサートプログラム)

 

 

 

こちらの演奏会、大学生活で一番過ごした時間が長い友人との演奏会。

 

約10ヶ月かけて準備をし、開催した。

 

 

 

いつも夜会をやっていた友人との演奏会は、曲決めからプログラムノートを作り、本番後まで本当に面白かった。

 

夜会についてはこちらの記事で↓

 

夜会の有用性。

 

2、きっかけ

 

私の記憶上でいくと、京都駅のスターバックスでホールの空き状況を確認したのを覚えている。

これまで「一緒に仕事しないでおこう」というなんとなく友達としての、お互いの距離感があったのだが、今回卒業前ということで「ビジネスパートナー」として企画がスタートした。

 

 

 

 

これまでお互い自主公演や、多くの演奏会を経験していたので、比較的スムーズだったように思う。

さて、流れを振り返る。

 

 

今回の演奏会と、これまでの6年間(自主公演歴)を元にした自分自身の覚書程度なので、アドバイスがあればぜひコメントしていただけたら嬉しい。

 

ちなみに、企画の生い立ちの話はこちらから↓

「好きなこと」について語る。第2弾【イベント企画①】
「好きなこと」について語る。第3弾【イベント企画②】
「好きなこと」について語る。第4弾【イベント企画③】

3、自主公演演奏会ができるまで

1、開催日程を決める

 

コンセプトはなんとなく決まっていたので、日時の決定を。

まず、曜日(お客さんが来てくださりやすいような土日や、週末)を決める。そして、前後の本番の兼ね合いを考えて時期を決定。

今回は、大分と京都にて公演予定だったので、一週間あけての公演にした。

 

2、ホールを比較

 

演奏会の予算、キャパ、利便性を考え、候補のホールを挙げる。

軽く経費を計算し(わからない時はホールに直接問い合わせる)、空き状況を調べる。

 

また、スタッフはホールで用意されていることもあれば(値段表にない場合もある)、自分で用意することになったりするので、その分の広さや必要人数などを考えながら箱を決めていく。

 

3、ホールの予約

 

ホールの予約の前に、自分で必要経費を計算し、本当にこれくらいで行けるかどうかをホールに問い合わせて確認する。

突然「これにも費用がかかります」と言われても支払えないことになっても嫌だからだ。

また、大きい演奏会の場合は企画書を用意したりする。(場合によっては打ち合わせの時に使う)

そして、支払い方法や、支払い時期、現金なのか振込可能なのかも確認。

 

そして、ホールの予約をする。

 

4、コンテンツの決定

 

ホールの予約前に、ある程度進行などは決まっているが、ちゃんとホールが予約できてから今一度演出や、コンテンツ内容を詰める。

特に、演奏のみではなく、転換などがある場合は特に気を付ける。

 

6、各種書類を作る

 

1、予算表

これは割と最初の方に作るのだけれど、予算表と、経費の書類を作る。

最近は支出、収入、予算、全て一つのファイルで、ページを変えて管理している。

どの管理の仕方が良いのかは、まだ試行錯誤している。

 

2、タイムスケジュール

大まかなコンテンツが決まったら、タイムスケジュールを書く。

ホールの打ち合わせでいることもあるし、自主公演の場合、自分が出演するので、当日スタッフの質問を最小限にするため、なるべく事細かに書きたがる(私は)。

 

3、協賛

協賛を取る場合は、協賛の書類を作る。

後々報告書が必要な場合もあるので、それも見据えなくてはならない。

しかし、ここで忘れてはならないのが、「協賛してくださる企業の宣伝に、私たちの演奏会が本当に影響力を持てるか」ということは常に考えなくてはならない。

 

4、企画書

これは大きい演奏会の場合は、最初の段階で作るべきものだけれど、なくても大丈夫な場合はある。

 

5、当日の書類

名簿、当日の精算管理表、贈り物管理表、受付などの張り紙など、必要と思われるものは先に用意しておく。

前日に思い出したら本当に大変だ。(経験者)

 

6、フライヤー、プログラム、チケット、お礼状

フライヤーは一番に思いつくのだけれど、意外とバタバタしていると忘れてしまう「プログラム」「チケット」「お礼状」。

プログラムは、練習をする時からプログラムノートを作るために本を読んだり、論文を読んだりすると、練習にも役立って一石二鳥である。

また、チケットは、最近作ったり作らなかったりなのだけれど、早めに作って販売するに越したことはないだろう。

さらに、お礼状は、公演前に粗方葉書の準備や、方向性などを練っていると、終演後の精算などで、バタバタしている時でもきてくださった方へのお礼を伝えることができるだろう。

 

7、スタッフさんをお願いする

 

また、自主公演の演奏会で重要になってくるのが「スタッフさん」。

私は最近僭越ながら「経験者」を募集させていただくことにしている。

 

当日はなるべく演奏に集中したいので、流れをわかっている方の力は本当にありがたい。

 

友人や、友人のつてで、募集させていただく。

本当にいつもお世話になっている人たちには頭が上がらない。

 

8、打ち合わせ

 

ホールの打ち合わせは必要な場合もあれば、ない場合もある。

打ち合わせがある場合は、フライヤー、企画書、タイムスケジュール、質問したいことをまとめた紙、スケジュール帳等を持って行っているが、ホールの担当者に必要なものを聞くのが一番。

ない場合は、一応一週間前までに確認の連絡をしてみることはおすすめする(ホール側からしたらしつこいかもしれないけど、双方の思い違いがないかの確認はするに越したことはないなと)

 

また、ピアノの場合は、調律師さんは、ホール側が推薦していらっしゃる場合もあるので、きちんと伺っておくべきだ。

 

9、広報

 

そして、広報。

アポをとったり、取らなかったりいろいろあるけれど、フライヤーを置かせていただくところには、場合によっては企画書を添付することもある。

また、挟み込みは基本的に自らでむくことが多いので、スケジュールチェックと、アポが必要だ。

これを見込んでフライヤー印刷をしなくてはならない。

 

また、「出前演奏/ゲリラライブ(警察署の許可をとって)」などもやったことがある。

本公演を宣伝させていただくために演奏会をさせていただく。

しかし、なかなか機会に恵まれないことが多い。

 

 

10、そして前日

 

なんだか、書き忘れたことがありそうだけれど、とりあえず前日のことを書いてみよう。

前日は練習はもちろん、次の日の忘れ物がないか前もって一覧表を作ることをおすすめする。

 

なお、詳細はこちらの動画を見たらわかるので、説明は割愛。

 

11、さて、ここからが本番。当日

 

まず入りまでにホールの方や、スタッフの方へのご挨拶を。

そして各所確認をし(お手洗い等まで)受付の準備をする。

 

ある程度整ったら(時々リハが先になる)、リハ開始。

そしてスタッフさんへの説明をし、公演本番!

 

 

ここでやっと先生から頂いた写真登場!笑

(ちなみに、写真は高校の時の数学の先生が撮影してくれました。この場を借りて、感謝申し上げます。)

(高校の時、「弾いてる顔が怖い」と言われたのをずっと気にしていたのだけれど、なるほど、こんな顔をしていたのね。)

 

 

 

 

細かいことは割愛しておく。自分がスタッフをやってみたほうが一番わかるので経験するのが一番だろう。

 


 

4、終わりに

 

本番後は精算、お礼状の送付、後援や協賛してくださった企業へのご報告とお礼を。

という風な流れ・・・・。ではないだろうか。

ざっと30分ぐらいで書き上げたので、また追加項目があれば更新する。

 

 

 

 

そんなこんなで先日の演奏会が終わったのだけれど、来てくださった方が楽しんでくださったようで本当に嬉しかった。

コロナの自粛要請ギリギリで開催させていただいた演奏会。

終演でき、安堵する気持ちとともに、この2ヶ月で、演奏会を開かせていただけることが、どんなに幸せなことかを実感している。

 

 

 

 

 

またいつの日か日常が戻ることを祈りつつ・・・・。

 

 

 

 

最後にアンコールの動画も載っけておく。

 

 

今後も「なんかおもろいやん!」というアンコールを取り入れていきたいなぁと密かに思っているけれど、まだ次のネタは思い浮かんでいない。

 

 

 

演奏は真摯に向き合い、その他は面白く!

 

 

 

そんな演奏会をまた、企画し、皆さんに楽しんでいただけたら幸いだ。

 

 

 

 

おしまい。

 

 

〜今日の小話〜

昨日夜会の投稿をしたら、明日夜会が開催されることが決定した(多分)

楽しみ。(ニヤリ)

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